Modificación de titularidad de los representantes

Al margen de los cambios de directivas que se suelen realizar en las distintas asociaciones de kábilas y mesnadas, cambios que conllevan el tener que cambiar también las firmas en las cuentas de los bancos, además también es preciso cambiar los nombres de los representantes legales de los grupos ante la ley, en este caso ante la Comunidad Autónoma y ante la Agencia Tributaria (Hacienda). Visto el desconocimiento que hay sobre este tema, el cual se suele ir preguntando cada vez que se dan estos cambios en cada grupo, procedemos a realizar una explicación lo más detallada posible.

Realizar el cambio de la titularidad de cada asociación, es un proceso que frecuentemente no se realiza por parte de muchas directivas, pero que sin embargo es preciso realizar, pues siempre es bueno que los datos estén actualizados en las instituciones oficiales por si ocurre algo (aunque en principio no tiene por qué pasar nada), como el que por ejemplo se quisiera pedir una subvención pública (aunque en principio cualquier asociación tendría derecho, no es lo más habitual en nuestro caso, pero sí en el de la Federación), o hubiera que disolver y dar de baja la asociación festera.

Lo «ideal» es que la asociación tenga como representantes legales a quienes son su directiva en dicho momento, y no otra persona que lo mismo ya ni está en el grupo. De hecho es bastante posible que haya casos en que directivas algunos grupos no hayan hecho nunca este proceso y aún esté como responsable el presidente que estaba cuando hubo que registrar a los grupos festeros como asociaciones, la mayoría de 2003 o 2004. Como se ve, esto no es que sea muy trascendente para nadie, pero está bien hacer las cosas de forma correcta, y como nuevos presidentes, conforme a la ley están en su derecho (y su deber) de hacerlo, aunque como bien sabemos, en muchos casos las Juntas Directivas están para uno o dos años, y para cuando van a terminar de tramitar este proceso, debido al retraso que hay en la administración, ya se ha cumplido el mandato.

Por esta razón y vistas las dudas que suelen surgir, procedemos a indicar los pasos que hay que realizar para realizar esta operación, pues es una cuestión bastante lenta ya que hay que hacer gestiones con la Comunidad Autónoma y con Hacienda.

 

INFORMACIÓN PARA TRAMITAR CAMBIOS DE MIEMBROS DE LAS JUNTAS DIRECTIVAS

Dado que con la llegada de la administración electrónica, ahora todos debemos de realizar todas las comunicaciones con la administración por los medios digitales, este proceso ha variado mucho desde que se redactó inicialmente este procedimiento en 2016, por lo que lo actualizamos a fecha de 2021.

1. Para empezar, la nueva directiva ha de disponer del acta anterior donde se procedió a dejar por escrito los nombres de los componentes de la nueva directiva.

2.  Quien vaya a llevar a cabo estos procesos, para empezar, tiene que tener certificado de firma digital como persona física, o cuenta en Cl@ve, y seguramente, ni con esas lo tendrá fácil.

3. A continuación, hay que entrar en la web del Registro de Asociaciones de la CARM, y ahí veréis que hay diversos procedimientos. Los que vamos a usar son los siguientes:

IMPORTANTE: Dado que como ya hemos dicho, este proceso en general no se hace por parte de las Juntas Directivas de las asociaciones, entendemos que cambiar los miembros uno a uno cuando estos dimiten o se cambian, menos aún. Pero sin embargo, mala noticia, técnicamente hay que hacerlo en cada ocasión con el procedimiento 2629 para mantenerlo actualizado. Es decir, que conforme unos y otros dejen pasar los años, cada vez será más complicado. Es decir, que no vale con rellenar el archivo del Anexo 5a con los datos de la anterior Junta Directiva y la nueva, pues entonces quien lo tenga que tramitar en la administración, se encontrará con el problema de que la última Junta Directiva que consta en el Registro de Asociaciones (por ejemplo de fecha 2004), obviamente no es la última saliente que pone el acta de fecha 2021, con lo cual, notificarán que hay que «subsanar unos errores», y eso quiere decir que hay que buscarse TODAS las actas de la asociación, desde la que figura en el Registro de Asociaciones, y hacer una relación de fechas y movimientos de entradas y salidas de cargos directivos de dicha Junta Directiva, adjuntando los archivos de las actas, y enviándolos al departamento correspondiente. Si esto lo gestionáis con una asesoría, os recomendamos que estéis encima del tema porque en caso de haber este problema, dan diez días para ello o la administración entiende que se desiste. En este caso, debéis poneros en contacto con dicha oficina del Registro y enviar por correo todos los archivos de todas las actas desde entonces con todos los cambios. Por motivos de privacidad no ponemos aquí en público los teléfonos ni el email, pero si tenéis el problema nos lo podéis pedir.

Pero supongamos que estuvieran los datos actualizados… (porque si no, tendréis que enviar todos los cambios intermedios anteriores)

– Lo normal es realizar el procedimiento número 2605, para el cual se necesita cumplimentar además del modelo de instancia en la web, también dos archivos, y enviar el «último acta».

  • El modelo general de solicitud de Asociaciones, en el que tendréis que poner lo que queréis y donde queréis que os respondan.
  • El último acta donde se nombra a la Junta Directiva entrante (Recordamos lo anterior, si ha habido cambios, responderán diciendo que hay que «subsanar errores» y si son muchas Juntas Directivas anteriores, paciencia).
  • El Anexo número 5 a, que será el que nos valga como «certificado del cambio de junta directiva de las asociaciones».
  • Cláusula de consentimiento, en la cual hay que poner los datos de presidente/a y secretario/a abajo firmando, y dejar en blanco todos los cuadros de arriba, porque si se rellenan, eso quiere decir que «no se consiente» que investiguen en la administración los datos de dichas personas.
  • El coste de la tasa correspondiente es de 7,80€, que se puede pagar con tarjeta de crédito.
Una vez que se tenga todo preparado, hay que ir a la sección de Presentación de solicitudes y tener instalado y configurado el programa Autofirma en el ordenador, así como configurado con la firma digital. También se puede entrar con el sistema Cl@ve (que al margen de para estas cuestiones, como ciudadano/a deberías de tener, a los efectos de la Declaración de la Renta, pago de multas de tráfico, etc..)
EXPLICACIÓN DE LOS PUNTOS DEL ANEXO 5 A

En tipo de Asociación hay que buscar «Moros y Cristianos», luego en localidad «Abanilla» y abajo hay que darle a HTML.
Nota: Cruzados de Cuyalbe debe poner «Murcia» en vez de Abanilla, porque registraron la Mesnada con domicilio en Murcia.

  • En el segundo bloque, se debe poner los datos de la Junta Directiva entrante, con los DNI y las firmas, que lo mejor es que insertéis como imagen en los cuadros de la tabla y las reduzcáis de tamaño. 
  • En el tercer bloque, es lo mismo que lo anterior, pero con los datos de la Junta Directiva saliente.
  • Finalmente, debe ir firmado igualmente insertando las imágenes de las firmas del secretario/a y presidente/a entrante, y con su nombre.

EXPLICACIÓN DEL ARCHIVO DE LA CLÁUSULA DE CONSENTIMIENTO

Como ya se ha dicho, hay que dejar los recuadros de la tabla sin rellenar, y tras dicha gran tabla, poner lo siguiente: «La Junta Directiva de la Asociación Mesnada/Kábila ……… se modificó en fecha XX de xxxxxxxx de 202X» y a continuación se pone la fecha actual en que se vaya a enviar el documento, y los nombres de secretario/a y presidente/a entrante.

4. Lo ideal, sería que esto pudiera ser así y funcionara, pero sin embargo no es así, pues la firma digital que se necesita es la del presidente/a vigente según el Registro de asociaciones, la cual tiene una validez de dos años nada más. Con lo cual, si necesitamos la firma digital del presidente/a como representante jurídico de la entidad para realizar este trámite, y para conseguirla, los datos del Registro de Asociaciones deben ser los actuales, esto está claro que es como la pescadilla que se muerde la cola, porque para hacer una cosa necesitamos otra, la cual no tenemos, y para conseguirla tenemos que tener lo primero bien hecho. Aunque parezca increíble que la administración digital nos ponga tantas trabas y hagan las cosas para que no se usen, esto es así de imposible tal como suena. ¿Solución? Podéis ir a una asesoría, que supuestamente pueden proceder con este trámite, pero lo que seguramente van a hacer es hacer todo el procedimiento anterior, pero por otro camino, que es el del procedimiento 1609, que es simplemente enviar una instancia general adjuntando los archivos. Moraleja: «Para este viaje no hacían falta tantas alforjas» (Cervantes).
IMPORTANTE: Aunque en el Estatuto ponga que se es una «asociación sin ánimo de lucro», y la persona que atienda en la ventanilla diga que se está exento, ningún grupo lo está de pagar estas tasas, es decir, que hay que pagar sí o sí. Esto de estar exentos sólo sería en caso de que la asociación fuera una «entidad declarada de utilidad pública», y no lo es ninguna. En 2021 la tasa era de 7,93 €, pero esto puede variar. Si no se paga en ese momento, enviarán una carta varios meses después pidiendo que se pague, con lo que si ya de por sí esto es largo, aún se retrasará más todo el proceso.

INFORMACIÓN PARA SOLICITAR EL CERTIFICADO DE REPRESENTANTE JURÍDICO DE LA ENTIDAD

1. Como ya se ha dicho anteriormente, este certificado digital, sirve principalmente para comunicarse con la administración «firmando» como representante de dicha entidad. La utilidad práctica de esto, es poder solicitar subvenciones públicas a la administración regional o de cualquier otro ámbito. 

2. Para poder solicitarlo, como ya se ha dicho, se necesitan varios documentos:

A) Acta de la entidad donde consten los nombres de la nueva Junta Directiva elegida.

B) Certificado del Registro de Asociaciones con el nombre de la persona representante de la entidad, es decir el presidente/a de dicha asociación. Tienen que estar actualizados los datos del Registro de Asociaciones, porque los van a cruzar los datos, y si no coincide, no se habrá conseguido nada. El procedimiento a cumplimentar en este caso es el número 3135. Importante, este documento tiene una validez de 15 días, por lo que recomendamos que sea lo último en solicitar.

C) Hay que tener ya presentado el modelo 036 relativo a la «modificación de datos relativos a representantes» y disponer de una copia del mismo.

D) Haber solicitado el código para pedir el certificado digital de asociaciones. Esto es parecido al certificado para las personas físicas, pero en este caso para las asociaciones. Hay que poner un email y enviarán un código a dicho email, al cual en el momento de solicitarlo se le puede poner una clave para mayor seguridad. Hay un tiempo de plazo de validez de 100 días desde que se solicita hasta que se acude a las oficinas de Hacienda para activarlo.
Nota: Antes de proceder a solicitar este código, tendrás que haber instalado un programa en tu ordenador.

EXPLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3135

  • Al entrar en la web, pide insertar un NIF, que es el del interesado, así como poner en Nombre o la Razón Social. Los campos de apellidos están abajo pero en gris, esto es porque si ponemos un CIF no se activan pero si ponemos un NIF de una persona sí se activan. Dado que esto es para una entidad, hay que poner el CIF de la entidad.
  • A continuación, hay que rellenar los campos del EXPONE y SOLICITA. Esto podéis poner por ejemplo en el EXPONE: «Que habiéndose renovado la composición de la Junta Directiva de la entidad XXXXX el pasado día XX de xxxxx del año 202X, ya se ha procedido también a la actualización de los datos en el Registro de Asociaciones» y en el SOLICITA: «Se solicita certificado a fin de poder obtener el certificado de representante juridico/a de la entidad, a nombre del presidente/a XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX con DNI XX.XXX.XXX-A».
  • Dado que esto lo hace alguien físicamente (y no tenemos el certificado de representante jurídico, es lo que queremos), si le damos a identificarnos como interesado, la web buscará nuestro certificado digital físico y nos dirá que no corresponde el CIF con el NIF nuestro, por lo que hay que darle a la opción de representante, y como tampoco tenemos dicho certificado digital como representante de dicha entidad, le damos a la otra opción de «mediante la aportación de documento acreditativo», y ahí buscamos el archivo PDF del Registro de Asociaciones de la entidad y en la página siguiente que se pueden adjuntar archivos, buscamos y añadimos el referido acta donde se nombra la Junta Directiva.
  • En el último paso, si todo está correcto, se piden los datos de una tarjeta de crédito para pagar la tasa, que en 2021 es de 8,36€.

3. Pedir cita previa en Hacienda. Una vez que ya se tenga relleno e impreso el modelo 036, llega el momento de ir físicamente a la Agencia Tributaria (Hacienda). Para ello es preciso realizar una reserva de una hora en su web. (Importante: Atención al lugar donde se indica que se quiere hacer la reserva previa, que ya no es en el edificio de la Gran Vía de Murcia. Ver dirección en siguiente punto).

En las casillas de esa web, hay que poner el CIF del grupo/asociación y luego en la de apellido, escribir el nombre del grupo, si se es kábila, mesnada, etc. Es cuestión de probar. Habrá salido bien si luego sale el nombre completo de vuestro grupo. A las malas, en caso de que no funcione, habría que poner el dato del DNI del presidente/a y su primer apellido.

4. A la cita en Hacienda debe ir el presidente o presidenta (no vale alguien en su lugar ni con su autorización). Con su DNI, y llevar copia del modelo 036, el certificado impreso del Registro de Asociaciones, y por si acaso, copia del acta de elección. Hay que ir a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, que está en un nuevo edificio ubicado en la calle Violonchelista Miguel Ángel Clares, junto al Colegio Público Ntra. Sra. de Belén de Murcia (zona del ZigZag, cerca de la pastelería Luis Miguel). Se recomienda hacer fotocopia del modelo 036, por si se la quieren quedar.

Ya en la oficina de Hacienda pedirán el DNI al presidente/a y procederán a validar el proceso y activar la opción de descarga en la web de la FNMT, del archivo del certificado digital (archivo con extensión *.p12) que habrá de descargarse en el ordenador en que se solicitó, y luego se puede hacer copia del mismo en USB o enviarlo por correo, para mayor seguridad y evitar que se pierda. Por último hay que instalarlo donde se vaya a utilizar. Recordamos que este archivo tiene una validez de dos años nada más.

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